Válságkezelés – pandémia
A 2008. decemberében elkezdett Válságkezelési Kutatásban résztvevőnek mindössze 23%-a rendelkezett vészforgatókönyvvel a legrosszabb helyzet előállására, azaz pl. a válságok kezelésére, leküzdésére. Nem mindegy azonban, hogy mind a külvilág, mind pedig a saját munkatársak felé mit jelez ilyenkor a menedzsment, mivel jelentős mértékben csökken a teljesítménye és a hatékonysága a munkavállalóknak akkor, ha bizonytalanságot észlelnek, illetve nem látják saját jövőjüket biztosítottnak. Ezért is lehet fontos egy tudatos kríziskommunikációs terv elkészítése, valamint az ennek alapján történő felkészülés, de ez a kutatásban résztvevő szervezetek mindössze 18 %-ára volt jellemző, ismertettük a Budapesti Kommunikációs és Üzleti Főiskolán (BKF) februárban megrendezett Válságkezelési Konferencia: Mit tehet a vezető és a HR-es recesszióban? rendezvényünkön.
Bár az előző számok a gazdasági válság kezelésére vonatkozó eszközök hiányára utaltak, általános következtetésként is megállják a helyüket, s ezt a válság- és változásmenedzsment témakörben is folytatott vállalati projektjeink, illetve tárgyalásaink is megerősítették. Szakértőink ugyanis alig találkoztak olyan szervezettel, amelyeknél – néhány egyedi esetet leszámítva – természeti katasztrófák, országos sztrájkok, politikai válságok leküzdésére rendelkeztek volna forgatókönyvvel, nemhogy egyáltalán felmerült volna az április 24-én világszerte hírré váló mexikói sertésinfluenza-vírus megjelenése és átalakulása után az, hogy miképp fognak cselekedni akkor, ha egy világjárvány (pandémia) eléri Magyarországot.
Épp ezen döbbenetes tapasztalatok vezérelték a DGS Global Research vezetését arra, hogy egy villámgyorsan elindított – „Pandémia! Válság a válságban?” című kutatással felhívjuk a figyelmet a problémára, az eleve recesszió által sújtott szervezetek működését alapjaiban veszélyeztető, de a felkészületlenség miatt a termelőkapacitás és a szolgáltatások megőrzése érdekében szükséges – a helyzetértékelésen és a megfelelő előkészületek megtételén alapuló – lépések hiányára.
Alig jutott ugyanis el a cégvezetők tudatába az, hogy milyen operatív intézkedések kellenek a munkahelyi fertőzés veszélyének csökkentésére, mit lehet tenni a jelentős mértékű megbetegedések miatti munkaerő-kiesés megakadályozására vagy a következmények enyhítésére. Annak ellenére így van ez, hogy a WHO, illetve az Egészségügyi Minisztérium által kiadott Nemzeti Influenzás Pandémiás Terv alapján a kormányzat útmutatókkal segíti a gazdálkodó szervezetek felkészülését a különleges helyzetek kezelésére.
Márpedig ha egy vállalat eleve megpróbálna felkészülni bármiféle krízishelyzetre, az ezzel kapcsolatos stratégiájába könnyebb beintegrálni a pandémia esetén indokolt teendőket is.
Annál is inkább végig kell gondolni a lépéseket, mivel a működést nem csupán a megbetegedő munkatársak kiesése, hanem a velük kapcsolatba kerültek elkülönítése, egy járvány miatt bezárandó oktatási intézményekből hazaküldendő gyermekekre történő felügyelet, vagy a beteg családtagok otthoni ápolása miatt távollévők is csökkentik az üzemeltetéshez kellő létszámot. A kritikus létszámra a felkészülés során külön hangsúlyt kell helyezni, mivel sok vállalatnál bizonyos alapfeladatok a csökkenő munkatársi állománnyal az összes létező átalakítással (átcsoportosítás, helyettesítés, munkaerő-kölcsönzés, túlóráztatás stb.) együtt nem hogy minőségromlással, hanem sehogy sem biztosíthatóak.
Épp ezek miatt próbálunk segíteni a tudatos felkészülési tervek kialakításában, a vállalati válságstábok létrehozásában, a kulcsmunkatársak és kulcsfunkciók azonosításában, annak végiggondolásában, hogy a klímaberendezésekkel mit kell tenni, a tömegközlekedés hogyan váltható ki, a távmunkát mely területen lehet bevezetni, milyen kötelező személyes higiéniai szabályokat kell elrendelni a fertőzésveszély minimalizálására. Ugyanilyen lényeges lépés lehet akár a bérszámfejtés nélkül, egy átlagos hónap béradatai alapján távmunkában történő bérátutalás is vészhelyzetben. Kiemelten fontos ilyen szituációkban a külső és belső kapcsolatok átalakítása, a személyzet legnagyobb veszélynek kitett tagjainak – pl. az ügyfélszolgálatosoknak, a takarítóknak, kereskedelmi egységekben a pénztárosoknak – a fokozott védelme.
Nem elég azonban akár a védőeszközök, akár a prevenciós készítmények beszerzése. Döntő szerepe van válsághelyzetekben a kommunikációnak, a vezetői példamutatásnak. Márpedig a krízisben történő megfelelő és hatékony kommunikáció a cégek első számú vezetőinek is problémát okoz, különösen akkor, ha eddig jól prosperáló szervezetet irányítottak. Ugyanakkor a fejetlenség elkerülése, illetve a szervezet irányíthatósága érdekében elengedhetetlen, hogy minden krízishelyzetben megfelelően informálja a menedzsment a munkavállalókat. Fokozott ugyanis a felelőssége ilyen esetekben a vezetőknek a tekintetben, hogy tájékoztassák a dolgozókat a formális és informális csatornákról, hova fordulhatnak tanácsért, hol jelezhetik problémáikat, milyen szabályok érvényesek, melyek a változások. A megfelelő kommunikációra nem szégyen azonban felkészülni a menedzsmentnek sem. Ha szükséges, segítünk a felkészítésben, a válságterv kidolgozásában…
A kutatás főbb konklúzióit tartalmazó összefoglaló a „Letölthető anyagok” menüpontból érhető el.